新型コロナウイルス（COVID-19）は、現在世界が直面している最も深刻な感染症の一つだ。その対策として、ジムや劇場など人が集まる場所は軒並み閉鎖されている。これを受け、多くの企業が在宅勤務（Work From Home）制度を導入し始めた。在宅勤務を効果的に行うには、互いに連絡を取り合うためのソフトウェアだけでなく、性能の良いノートパソコンや高速なインターネット環境も欠かせない。働く場所が変わったことに伴い、勤務時間の調整や会議の設定、コミュニケーションをより手軽に行えるよう様々なソフトウェアが開発されている。以下にその一部を紹介する。
画像提供 https://slack.com/intl/en-mm/
Slack、Discord、Workplace by Facebook、Microsoft Teams、Basecampなどは、互いに連絡を取り合う際に使えるアプリケーションの一例だ。中でも多くの企業が好んで利用しているのがSlackで、会議の予定調整だけでなく、非常に便利なコミュニケーション手段としても使われている。業務内容ごとにチャンネルを作成し、目標を設定することができる。メッセージや各種ファイルもチャンネル内でやり取りできる。それだけでなく、検索ボックスを使えば過去のファイルを探し出すこともできる。ただし無料版のSlackを利用している場合は、検索できる履歴の範囲に制限がある。さらに無料版のユーザーは、業務のためにSlackと連携できる外部アプリの数にも制限が設けられている。ユーザーはSlackを通じて音声通話・ビデオ通話のいずれも行うことができ、Androidスマートフォン向けにも提供されている。現在DiscordやWorkplace by Facebook、Microsoft Teams、Basecampの利用者数も多いが、いずれも無料プランには一定の制限がある。
画像提供 https://trello.com/guide/create-a-board
業務内容をリスト化するためのアプリケーションは数多く存在するが、社員全員が最新状況を確認・共有できるようにするには、TrelloとGoogle Keepが特に使いやすい。
Trelloはプロジェクトの一覧化や進捗の可視化に使われる。それに加えて、プロジェクトの必要に応じてコメントを追加することもできる。Trelloの大きな魅力の一つが、ドラッグ＆ドロップで簡単に操作できる機能だ。
Google Keepも同様にプロジェクトの一覧化に使えるが、各プロジェクトごとにメモを作成でき、写真や音声を共有することも可能だ。一人でプロジェクトを管理する分には便利だが、複数人で利用しようとするとリストの共有面でやや使いにくさを感じることもある。
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資料やプレゼンテーション作成には、Google Sheets、Google Docs、Google Slides、Google Driveなどが利用できる。Googleはあらゆるニーズに応えられる、優れた万能ツールと言える。Googleを使えば、どのような資料やプレゼンテーションもブラウザから手軽にアクセスできる。Googleアカウントと連携していれば、ファイルをクラウドに保存でき、オフライン環境でも必要な時にいつでもアクセスできる。保存されたファイルは、許可されたユーザーのみが閲覧可能だ。Google DriveはGoogleの各種ソフトウェアと一体化されており、大容量の動画やアルバムの共有にも対応している。1つのGoogleアカウントには最大15GBまでデータを保存できる。