チームプロジェクトを管理する簡単な方法

現在、テクノロジーは急速に発展しており、インターネットに接続できれば、ホワイトボードに書かれたタスクを把握するためだけに出勤する必要なく、どこでも仕事ができ、終わった仕事を報告するだけでいい。
プロジェクトが始まり、コントリビュータたちが近代的なタスク管理をできれば、遠くにいてもタスクなどを管理しやすくなるだろう。

学校でグループプロジェクトを行うときや、会社で他の人と一緒に働くときに、相談する必要があれば、お互い適切にコミュニケーションをとることは、とても重要である。
矛盾を防ぐことは、ITの仕事だけでなく、マーケティングチームやデザインプロジェクトの締め切りなど、どんな業界でも役に立つ。
パーソナルプロジェクトでもたくさんの点で利用されている。

チームの誰が何を終わらせ、何を残しているか、各メンバーの進行状況を把握できると、お互い遠くにいても働くことができる。
以前のように遠隔で働くとき、メールにファイルを添付して相手に連絡するのでは、思い通りに仕事が進まないと分かっているだろう。
メッセンジャーアプリも話し合うこと以外はできない。
そのため、生産性向上ツールが広く活用されることになった。
進歩管理やガントチャートを作るのはとても効果的だ。スクラムを利用する場合、SCRUM Sprintやワークフローも有効だ。

このようなツールを利用するとき、チームのメンバーがお互いにコミュニケーションをとるためだけでなく、どのように可視化表現するか、ガントチャートで表すか、進歩管理をするには何が必要か考えるべきである。
そして、プロジェクトでデータ交換があれば、どのようにデータ編成するか、自分のプロジェクトを自由に管理することができる。
しかし、ツールによってそれぞれ欠点があるので、自分の仕事に合うアプリを適切に選ぶ必要がある。
例えば、一つのタスクを載せると、誰が割り当てられたか、どこまで完成したか、また、どのタスクをしているかなど確認しないため、作業残りの原因になるかもしれない。
それは、止めることのできないプロジェクトでは、よりツールを利用することになる。

この記事では、ミャンマーの小規模なプロジェクトから大勢の人とかかわる企業規模ビジネスまで広く利用できる便利なプロジェクト管理ソフト・機能を活用できるツールについて、それぞれ短所と長所を述べる。
それらは、無料で提供され、機能を追加したい場合は、アップグレードをする必要があり、プロジェクトの数に制限があることもある。今から紹介するツールすべて、android、iPadやiPhoneで利用できる。

Asana

それぞれのツールに特徴がある。
Asanaは、タスクを整理するときに利用すべきである。打合せ内容の確認にも活用できる。
アプリケーションダッシュボードでプロジェクトがどれくらい進行しているか見ることができる。
セクションとサブタスクに分けられている。
ユーザーは、リストアップ、追加することや再編集などができる。サブタスクでも、会話ができる。
しかし。タスクはアサイニーとフォロワーだけが見て反応できる。
Asanaの特徴は、チームメンバーとして、ショートカットキーを活用して載せたアイデアに投票することができる。

無料で利用できるユーザーは15人である。
価格は15人を超えると1か月につき50ドル、100人だと1か月800ドルと、少人数のプロジェクトにより適している。
https://asana.com

Trello・Slck

Trelloはリストを分けることができる。
To-do、doing、doneに分け、開発、デザインや分配など部門ごとで、ラベル、期日やチェックリストのようなタスクカードをユーザーの名前とともに登録する。
そのタスクカードは、他のリストにドラッグやドロップできる機能もある。そのうえ、ファイルを添付することも簡単だ。
自分のユーザーネームがあるタスクやコメントに通知メニューから直接アクセスできるウェブアプリメニューや始動オプションはTrelloの特徴である。
タスクをカレンダーに記載し、完了したタスクは自動的に更新されるため、重要なタスクカードを優先することができる。

Image Source: https://tidbits.com/2013/08/30/catching-up-with-trello/

‐2つとも無料で利用できる
‐ビジネスクラスユーザーは、1か月1人につき5ドル、1年契約の場合は45ドル
小規模のチーム向けである。
（Slackは、Trelloと同じような仕様である。）
https://trello.com
https://slack.com

Image Source: https://www.pinterest.com.au/pin/304555993543028886/

Basecamp

これは、多くのプロジェクトで中心として活用するのに便利である。
話し合いがしやすく、ファイル、To-doリスト、イベントやメモなど分けることができる。
プロジェクト画面には、個人アクティビティログがあり、自分の進行過程を確認するのに便利で使いやすいツールである。

Image Source: https://basecamp.com/

‐プロジェクトレベルだけでなく、タスクレベルでも話し合う場があるのが長所である。ファイルを受け渡しするのにもとても便利だ。
‐60日だけ無料なため、長期間利用したい人には不向きである。
‐価格はプロジェクト数で決められている。プロジェクトが10個の場合は、1か月につき20ドルで、無制限の場合は年間3000ドルである。
‐ Basecampは、ファイル管理において重要であり、毎月プランを購入すると3GB無料、無制限プロジェクトだと500GB無料でストレージが与えられる。ファイルを多数扱うプロジェクトに適している。
https://basecamp.com/

Bitrix24

Bitrix24はシンプルで、プロジェクトとタスクを組み合わせることができるひとつのツールだ。それに連携ツールもある。
他のアプリのようにお互いに連絡する以外に、テレビ会議もHRチームで画面共有することが、Bitrix24はできる。

Image Source: https://helpdesk.bitrix24.com/open/2409735/

プロジェクトはいくつあっても利用できる。
タスク依存やタイム管理機能などは、1か月39ドルで利用できる。
BitrixをMailChimp、Dropboxやslackなどと一緒に利用することができる。
メンバーが多いプロジェクトでも便利である。
https://www.bitrix24.com

Taiga

Taigaは自らサーバーを組み立てることができるため、社内の社員だけで利用するものである。
他のツールに比べると最も私設に適している。
アドオンも自由にカスタマイズできる。
Taigaは、スクラムテクノロジーを主にしたツールといえる。

Image Source: http://int-moth.us/create-a-gantt-chart-in-google-spreadsheet/

Taigaのhostedしたバージョンもある。
カスタマイズの必要があったら、自分のサーバーを自分で立てることができるので、他人の全部のデザインを直すことができる。
– 前に言ってとおり、private project は一つ、public projectは限りない。
– 自分がホストとしてプロジェクトをできたいと、五つまでは＄１９だ。
https://taiga.io

Taigaのホストしたバージョンもある。
パブリックプロジェクトが何個でも、プライベートプロジェクトはひとつカスタマイズできる。
自分のサーバーを自ら組み立てることができるので、デザインを修正することができる。
‐プライベートプロジェクトは1つ、パブリックプロジェクトは無制限で利用できる。
‐ホストとしてプロジェクトをする場合、5つまでは19ドルである。
https://taiga.io/

Lavagna

ｃLavagna は　kanban board を　customize　するのは　よくて、　人気だ。Server hosting も　できる。長所は　自分　が　好きなtool も　ついて　おおぜい　manage できることだ。　Server に　それを　install して　ほかの　アプリから　log in して　はたらいたいと　GitHub や GoogleDocs と　一緒に　使える。Lavagna に　あったのは　タスク　のdue date を　ics feed として　述べることだ。よくなったことは　自分　の　calendar app　の　中で　ほかの　大事な　イベント　と　一緒に　deadline を　見える。

Lavagnaは、カンバンボードをカスタマイズするのに人気である。
ホスティングサーバーも利用できる。長所は、好きなツールを多く管理できることである。
サーバーにインストール後、アプリからログインし、GitHubやGoogleDocsと一緒に利用できる。
Lavagnaにあるタスクの期日をics feedで見ることができる。
短所は、個人カレンダーに他の用事と一緒に期日も表示されることである。

Image Source: https://zapier.com/blog/free-project-management-software/

カンバンワークフローかマイルストーンかでプロジェクトを分けることができる。
プロジェクトと一緒にレポートの状態を見れる。
自らホストするプロジェクトは無料で、小規模のチームに有効である。
http://lavagna.io/

TaigaやLavagnaのようにセルフホスティングできるツールは他にもある。
例えば、Redmineやodooである。紹介したツールと違いはあまりない。
チームの規模によって、ツールを選択できる。
上記のツールがミャンマーでも広く利用されている。
この記事を読んで、必要であれば、自分のチームに一番便利なツールを選ぶことができるだろう。